Архівний відділ інформує

Архівний відділ Білоцерківської районної державної адміністрації  (далі – архівний відділ) є структурним підрозділом Білоцерківської районної державної адміністрації, у структурі якого є Володарський, Ставищенський та Сквирський архівні сектори архівного відділу Білоцерківської районної державної адміністрації.

Основні завдання архівного відділу

- реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;

- координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та юридичними особами приватного права, у питаннях архівної справи і діловодства;

- забезпечення  у межах своїх повноважень захисту прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб;

- проведення експертизи цінності документів та внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

- здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства у Білоцерківському районі, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

- надання  консультаційно-методичної допомоги в організації діяльності архівної  установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);

- надання  архівних  довідок, архівних витягів, копій документів та іншим шляхом задоволення  запитів фізичних і юридичних осіб.

Одночасно інформуємо, що архівний відділ у процесі виконання покладених на нього завдань в установленому законодавством порядку та у межах повноважень надає архівні довідки, копії або витяги на запити фізичних і юридичних осіб у строки, встановлені законодавством.

Строк виконання запиту не може перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації. У разі виконання запиту без перегляду архівних документів (за довідниками, у тому числі БД) строк його виконання становить п’ятнадцять днів з дати реєстрації, або терміни, які встановлені іншими нормативно правовими актами.

Строк виконання продовжують за рішенням керівника архіву, про що обов’язково інформують заявника.

Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.

Архівні довідки, копії або витяги видають заявнику у разі його особистого звернення до архіву за пред’явленням паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, уповноваженій заявником особі – за наявності оформленої в установленому законодавством порядку довіреності.

Звертаємо увагу на те, що юридичні та фізичні особи можуть надіслати свої запити на електронну пошту архівної установи, укрпошту або написати заяву на особистому прийомі уповноваженій особі архівного відділу Білоцерківської районної державної адміністрації у прийомні дні:

УВАГА. Архівний відділ Білоцерківської районної державної адміністрації  виконує запити юридичних та фі зичних осіб у тому разі, коли вказана інформація, яка надала б можливість здійснити пошук запитуваної інформації у архівних документах, а саме: назву установи (організації, підприємства), яка видавала документ, місце знаходження (земельної ділянки, будинку та ін.), хронологічні рамки події, та іншу будь-які інші відомості, які надали б можливість працівникам архівної установи виконати  запити юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформити архівну довідку, копію, витяг так як передбачено у «Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02.03.2015 № 295/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 р. за № 251/26696.